Die Rollenverteilung
Die DSGVO unterscheidet zwei Rollen. Für die Daten deiner Kund:innen bist du die/der Verantwortliche: Du entscheidest, wen du aufnimmst, welche Formulare du schickst und was du dokumentierst. Wir sind dein Auftragsverarbeiter — wir verarbeiten diese Daten nur, um dir die Software bereitzustellen, und nicht für eigene Zwecke.
Für unsere eigene Geschäftsbeziehung zu dir — dein Konto, deine Rechnung, unser Support — sind wiederum wir verantwortlich.
Der Vertrag
Ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO wird bei deiner Registrierung geschlossen. Er regelt, was wir mit den Daten tun dürfen, welche Sicherheitsmaßnahmen gelten, welche Dienstleister wir einsetzen und was bei Vertragsende passiert.
Du kannst ihn jederzeit unter [email protected] anfordern. Eine öffentlich abrufbare Fassung bereiten wir gerade vor.
Was das praktisch für dich bedeutet
- Rechtsgrundlage: Du brauchst für die Gesundheitsdaten deiner Kund:innen eine ausdrückliche Einwilligung (Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO). Unsere Formular-Vorlage „Ernährungs-Anamnese" enthält dafür noch kein Zustimmungsfeld — bau es selbst ein: Vorlage kopieren, ein Pflichtfeld vom Typ „Auswahl" oder „Ja/Nein" ergänzen, das die Einwilligung in die Verarbeitung der Gesundheitsdaten abfragt, und den Zweck darin benennen. Wir ergänzen das in der System-Vorlage.
- Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten: Wer Gesundheitsdaten verarbeitet, muss ein solches Verzeichnis führen — unabhängig von der Betriebsgröße. Die Ausnahme für kleine Unternehmen greift hier nicht.
- Auskunftsanfragen: Wendet sich eine Kund:in mit einer Anfrage an dich, bist du zuständig. Wir unterstützen dich dabei.
- Datenpanne: Wenn bei uns etwas passiert, das deine Kundendaten betrifft, informieren wir dich unverzüglich, damit du deinen Meldepflichten nachkommen kannst.
Unterauftragsverarbeiter
Wir setzen für den Betrieb Dienstleister ein — Hosting, E-Mail, Zahlung, Fehlerüberwachung, Push. Welche das sind, steht in Welche Daten wir speichern. Mit allen bestehen entsprechende Verträge. Wenn sich etwas Wesentliches ändert, informieren wir dich.