Kundendaten löschen — was wirklich passiert

Zwei verschiedene Aktionen

Im Kundenprofil gibt es zwei Dinge, die leicht verwechselt werden:

• App-Zugang entziehen — die Person kann sich nicht mehr einloggen, alle Daten bleiben erhalten. Jederzeit mit einem Klick umkehrbar. Das ist der richtige Weg, wenn eine Betreuung endet.
• Löschen (Papierkorb-Symbol) — entfernt die Person endgültig, inklusive Dateien und Chatverlauf. Nicht umkehrbar. Nur was gesetzlich aufbewahrt werden muss, bleibt.

Was der Löschen-Button entfernt

Mitgelöscht wird alles, was an dieser Person hängt:

• Formular-Antworten, einschließlich Anamnese und Fortschritts-Checks
• Kommentare und private Notizen der Person zu Inhalten
• Bewertungen, Lesezeichen und die Ansichts-Historie
• Lektions-Fortschritt und Quiz-Antworten
• Programm- und Automations-Teilnahmen
• die Dokumente samt der hochgeladenen Dateien
• euer Chatverlauf mit allen Anhängen — beide Seiten
• Termine, zu denen keine Rechnung existiert

Ist die Person auch in einem Gruppenchat, fallen dort nur ihre Nachrichten und Anhänge. Was andere geschrieben haben, bleibt stehen — das sind deren Daten, nicht ihre.

Was erhalten bleibt — und warum

Rechnungen. Die müssen wir gesetzlich sieben Jahre aufbewahren (§ 132 BAO; in Deutschland acht, in der Schweiz zehn). Der Beleg bleibt, die Verknüpfung zur Person wird gelöst. Genau dafür gibt es die Ausnahme in Art. 17 Abs. 3 lit. b DSGVO.

Termine mit Rechnung. Sie bleiben stehen, weil sonst der Beleg ins Leere zeigen würde — aber ohne Name, E-Mail, Telefonnummer und ohne eure Notizen. Übrig bleibt der Eintrag als solcher: wann, wie lange, welche Terminart.

Wenn eine Person die Löschung ihrer Daten verlangt

Verlangt eine Kund:in Löschung nach Art. 17 DSGVO, reicht der Löschen-Button. Du musst uns dafür nicht mehr anschreiben.

1. Lösch die Person im Portal über das Papierkorb-Symbol im Kundenprofil.
2. Fertig. Kundendatensatz, Dateien und Chat sind weg; nur die aufbewahrungspflichtigen Belege bleiben.
3. Möchtest du der Person eine schriftliche Bestätigung geben, schreib uns an [email protected] — wir bestätigen dir die Löschung.

Die DSGVO gibt dir einen Monat Zeit, aber mehr als ein Klick ist es nicht mehr.

Eine Ausnahme: hast du eine Person vor dem 9. August 2026 gelöscht, blieb ihr Chatverlauf damals liegen. Diese Altbestände räumen wir auf Anfrage manuell ab — schreib uns dafür an [email protected].

Was du nicht löschen musst

Aufbewahrungspflichtige Unterlagen sind vom Löschanspruch ausgenommen (Art. 17 Abs. 3 lit. b DSGVO). Rechnungen und Buchungsbelege darfst und musst du behalten, auch wenn die Person eine Löschung verlangt — du bewahrst sie bis zum Ablauf der Frist auf und verwendest sie in der Zwischenzeit für nichts anderes. Eine Automatik, die sie nach Fristablauf von selbst entfernt, gibt es bei uns noch nicht.

Wenn eine Kund:in ihr Konto selbst löscht

Kund:innen können ihr App-Konto in der App selbst löschen (Profil → Einstellungen → „Konto löschen"). Das ist nicht dasselbe wie „App-Zugang entziehen" und läuft anders als dein Löschen-Button:

• Du bekommst eine Benachrichtigung („Kunde hat das App-Konto gelöscht").
• Gelöscht werden nur Zugang und private App-Daten der Person: Login, Profil, ihre privaten Notizen („Nur für dich sichtbar"), ihre Merkliste und ihre Ansichts-Historie. Also genau die Dinge, die du ohnehin nie sehen konntest.
• Deine Betreuungsakte bleibt vollständig bei dir — Fragebögen, Programme, Lektions-Fortschritt, Dokumente, Termine und Rechnungen. Die Person erscheint weiter als Kontakt mit dem Badge „Konto gelöscht".
• Euer Chatverlauf bleibt komplett erhalten — beide Seiten. Auch die Nachrichten der Person bleiben lesbar, mit ihrem Namen darüber, damit die Unterhaltung als Ganzes nachvollziehbar bleibt. Im Posteingang trägt der Chat das Kennzeichen „Konto gelöscht" und liegt bei den inaktiven Unterhaltungen (über den Filter „Inaktive" einblendbar). Schreiben kannst du dort nicht mehr — das Eingabefeld ist gesperrt, weil es kein Konto mehr gibt, das die Nachricht empfangen könnte.
• Anders als „Zugang entziehen" lässt sich das nicht wiederherstellen — der Login ist weg. Möchtest du wieder mit der Person arbeiten, lade sie neu ein (frische Anmeldung). Der alte Chatverlauf bleibt dabei bei dir stehen.

Der Grund für diese Aufteilung: bei der Betreuungsdokumentation bist du die Verantwortliche im Sinne der DSGVO. Die Person kann ihren eigenen Zugang löschen — über die Aufbewahrung deiner Beratungsunterlagen entscheidest du.

Möchte die Person, dass auch die Betreuungsakte vollständig gelöscht wird (Art. 17 DSGVO), entfernst du den Kontakt über den Löschen-Button oben. Dann fällt auch der Chatverlauf — was beim Selbstlöschen bewusst nicht passiert. Der Unterschied ist kein Versehen: über die Aufbewahrung deiner Beratungsunterlagen entscheidest du, über die vollständige Löschung entscheidet die Person.