Kundenprofil verstehen

Das Kundenprofil im Überblick

Das Kundenprofil ist hub-and-spoke aufgebaut: ein großer Kunden-Header oben, darunter eine sticky Tab-Leiste mit den einzelnen Bereichen.

Kunden-Header

Der Header zeigt auf einen Blick:

• Avatar (Initialen oder Foto) + großer Anzeige-Name
• Status-Badges: App-Kunde / Eingeladen / Kontakt / Zugang entzogen / Konto gelöscht (+ Newsletter)
• Meta-Chips: E-Mail, Telefon, Alter, Stadt (nur ausgefüllte Felder)
• Aktionen: Nachricht, Termin, Bearbeiten (Stift), Löschen
• Unten rechts: „Kunde seit …"

Tab-Leiste

• Übersicht: Hub mit angepinnten Notizen, Aufmerksamkeit (offene Formulare/Termine), Programme mit Lektions-Fortschritt und Engagement (Bewertungen und Kommentare deiner Kunden zu Rezepten und Blog-Artikeln)
• Termine: Alle vergangenen und zukünftigen Termine
• Notizen: Interne Notizen zu dieser Kund:in. Sie erscheinen nirgends in der App der Kund:in — aber alle Personen in deinem Team sehen sie, und da es Daten über diese Person sind, müsstest du sie bei einer Auskunftsanfrage (DSGVO Art. 15) mit herausgeben. Schreib also nichts hinein, wozu du nicht stehen würdest. Nicht zu verwechseln mit „Meine Notizen" auf dem Dashboard — das ist deine persönliche To-do-Liste ohne Kundenbezug. Sie sieht standardmäßig niemand außer dir — auch dein Team nicht. Einzelne Einträge kannst du bewusst fürs Team freigeben (Symbol mit den zwei Personen), dann sehen sie alle im Team und können sie abhaken; löschen kann sie weiterhin nur du. Ein Fälligkeitsdatum ist optional.
• Programme: Aktive und vergangene Programm-Zuweisungen mit Status, Startdatum und Preis. Nur für App-Kunden.
• Lektionen: Lektion-Fortschritt pro Programm mit Prozentzahl
• Formulare: Gesendete und ausgefüllte Fragebögen
• Dokumente: Hochgeladene Dateien
• Rechnungen: Ausgestellte Rechnungen zu diesem Kunden

App-only-Tabs (Programme, Lektionen, Dokumente) sind bei Kontakten gesperrt (Schloss-Symbol) — den Kontakt erst zum App-Zugang einladen. Bei einem Kunden, dem du den Zugang entzogen hast, bleiben diese Tabs offen, damit du die bisherige Nutzung weiterhin siehst.

Was die Programm-Status bedeuten

Der Status einer Programm-Zuweisung beschreibt den Zeitraum, nicht die Leistung der Person:

• aktiv — läuft gerade.
• überfällig — das Enddatum ist vorbei, das Programm steht aber noch auf aktiv.
• beendet — vorbei. Dahinter steht, wieso: Zeitraum abgelaufen (das Enddatum ist erreicht, das passiert automatisch) oder manuell beendet (du oder jemand aus deinem Team hat es abgeschlossen).
• storniert — abgebrochen.

Wichtig: „beendet" heißt nicht, dass die Person das Programm durchgearbeitet hat. Ein Programm mit Enddatum wird beendet, sobald das Datum erreicht ist — auch wenn die Person die App nie geöffnet hat. Wie weit sie tatsächlich gekommen ist, siehst du am Lektions-Fortschritt direkt unter dem Programm („0/5 Lektionen" heißt: nichts gemacht) und daran, ob sie überhaupt App-Zugang angenommen hat.

Engagement & private Notizen deiner Kunden

Der Engagement-Block in der Übersicht zeigt, wie ein Kunde deine Inhalte nutzt: Sterne-Bewertungen und Kommentare zu Rezepten und Blog-Artikeln landen hier, du kannst sie also lesen. Notizen, die ein Kunde sich in der App privat zu einem Rezept macht (die „Notiz für dich" nach dem Kochen), bleiben dagegen ausschließlich beim Kunden — sie sind für dich nicht sichtbar. Kommentar = für dich lesbar, private Notiz = nur für den Kunden.

Bearbeiten & Chat

Stammdaten, Tags und Zustände bearbeitest du über das Stift-Symbol im Header (Bearbeiten-Drawer). Der Chat öffnet sich über den „Nachricht"-Button als Drawer von rechts — es gibt keinen eigenen Nachrichten-Tab mehr.

Isst nur / Meidet (Ernährungs-Merkmale)

Im Bearbeiten-Drawer gibt es zwei Felder, die in unterschiedliche Richtungen wirken:

• „Isst nur" — trägst du hier z. B. Vegetarisch ein, sieht die Person ausschließlich Rezepte, die das tragen — als Merkmal oder als Tag. Deine bestehenden Rezepte sind damit sofort abgedeckt, auch wenn du dort nur Tags gepflegt hast. Alles, was weder als Merkmal noch als Tag passt, ist ausgeblendet. Das ist die richtige Wahl für eine Ernährungsform. Steht unter dem Feld „0 von N", passt kein einziges Rezept — dann stimmt meist die Schreibweise nicht.
• „Meidet" — blendet Rezepte aus, die ein bestimmtes Merkmal tragen (z. B. Enthält Nüsse). Hier zählen bewusst nur Merkmale, keine Tags: ein beiläufig vergebener Tag soll nichts verstecken. Das ist die richtige Wahl bei Allergien und Unverträglichkeiten.

Warum zwei Felder? Aus „vegan" lässt sich nicht ableiten, ob Nüsse drin sind. Ein Rezept, das du noch nicht ausgezeichnet hast, wird von „Meidet" durchgelassen — von „Isst nur" dagegen zurückgehalten. Für Allergien brauchst du deshalb die „Enthält …"-Merkmale an den Rezepten; die KI setzt sie bei neuen Rezepten automatisch.

Im Bearbeiten-Drawer trägst du unter „Meidet" die Ernährungs-Merkmale ein, die diese Person nicht sehen soll (z. B. „Enthält Nüsse", „Laktosefrei"). Rezepte, die du mit einem dieser Merkmale versehen hast, werden für die Kund:in dann automatisch ausgeblendet — in der App, beim Verlinken im Chat und im Gruppenchat. Direkt unter dem Feld siehst du live, wie viele Rezepte die Person mit der aktuellen Auswahl noch sieht (z. B. „Sieht damit 24 von 30 Rezepten"). Bereits verwendete Merkmale werden dir zuerst vorgeschlagen. In der Kunden-Liste kannst du über den Filter „Meidet" nach diesen Merkmalen filtern; unter Analyse → Ernährungs-Merkmale siehst du, wie viele Kund:innen welches Merkmal meiden. Hinweis: Die Ausblendung ist eine Hilfe auf Basis deiner Eingaben, keine medizinische Garantie — pflege die Merkmale sorgfältig.

App-Zugang entziehen & wiederherstellen

Du kannst einem App-Kunden den Zugang zur App jederzeit entziehen — ohne dass Daten verloren gehen. Öffne dazu den Bearbeiten-Drawer (Stift-Symbol) und klicke in der Zeile „App-Kunde" auf App-Zugang entziehen.

• Die Person verliert den Zugang zur App und erscheint wieder unter „Kontakte" mit dem Badge „Zugang entzogen".
• Alle Daten bleiben erhalten: Notizen, Tags, Formular-Antworten, Lektions-Fortschritt, Programme und der Chatverlauf. Du siehst die bisherige Nutzung im Profil weiterhin.
• Der Chat wird pausiert — die Person kann dir nicht mehr schreiben.

Möchtest du den Zugang später wieder freigeben, klickst du im selben Drawer auf Wiederherstellen. Mit einem Klick ist die Person wieder App-Kunde — inklusive des kompletten alten Chatverlaufs und aller Inhalte. Die Person selbst muss nichts tun.

Wenn eine Kund:in ihr Konto selbst löscht

Kund:innen können ihr App-Konto in der App selbst löschen. Das ist nicht dasselbe wie „Zugang entziehen": Login und private App-Daten der Person sind endgültig weg, deine Betreuungsakte bleibt vollständig bei dir — Fragebögen, Programme, Dokumente, Termine und der komplette Chatverlauf, beide Seiten. Die Person erscheint als Kontakt mit dem Badge „Konto gelöscht", und du bekommst eine Benachrichtigung. Wiederherstellen lässt sich das nicht — du kannst die Person nur neu einladen.

Kunde löschen — was dabei wirklich passiert

Der Löschen-Button (Papierkorb im Kopfbereich) entfernt die Person endgültig. Das ist nicht dasselbe wie „Zugang entziehen" und lässt sich nicht rückgängig machen.

• Wird mitgelöscht: Formular-Antworten (inkl. Anamnese), Kommentare und private Notizen der Person, Bewertungen, Lesezeichen, Lektions-Fortschritt, Quiz-Antworten, Programm- und Automations-Teilnahmen, die Dokument-Einträge samt der hochgeladenen Dateien sowie euer Chatverlauf mit allen Anhängen. In Gruppenchats fallen nur die Nachrichten dieser Person — was andere geschrieben haben, bleibt.
• Bleibt erhalten, aber ohne Zuordnung: Rechnungen. Die müssen wir gesetzlich aufbewahren (7 Jahre, § 132 BAO); die Verknüpfung zur Person wird gelöst, der Beleg bleibt. Ein Termin, zu dem eine Rechnung existiert, bleibt aus demselben Grund stehen — aber ohne Name, E-Mail, Telefonnummer und Notizen. Termine ohne Rechnung werden gelöscht.

Damit erfüllt der Löschen-Button eine Löschanfrage nach Art. 17 DSGVO vollständig — du musst uns dafür nicht mehr anschreiben.

Ausführlich erklärt: Kundendaten löschen — was wirklich passiert.