Chat mit Kunden nutzen

Chat mit Kunden nutzen

Die integrierte Nachrichtenfunktion ermöglicht dir die direkte Kommunikation mit deinen Kunden – schnell, sicher und direkt im Portal.

Chat öffnen oder starten

du hast zwei Wege, einen Chat zu öffnen:

• Seitenleiste: Klicke auf "Nachrichten". Bestehende Konversationen erscheinen in der Liste — der grüne +-Button rechts oben öffnet einen Picker mit allen App-Kunden, mit denen du noch keinen aktiven Chat hast.
• Kundenprofil: Über den „Nachricht"-Button im Kunden-Header öffnest du den Chatverlauf als Drawer.

Liste sortieren & filtern

• Die Konversationen sind immer nach der letzten Nachricht sortiert (aktivste oben).
• Chats mit ehemaligen Kunden (App-Zugang entzogen) werden standardmäßig ausgeblendet, damit die Liste aufgeräumt bleibt — nichts wird gelöscht. Über den Chip „Inaktive" blendest du sie wieder ein; die Suche findet sie ohnehin.
• Hat eine Kund:in ihr App-Konto selbst gelöscht, bleibt der Chat mit ihrem Namen in der Liste stehen und der komplette Verlauf lesbar — beide Seiten. Du kannst darin nur nichts mehr schreiben: es gibt kein Konto mehr, das die Nachricht empfangen könnte.
• Mit den Chips Alle / Gruppen / Einzel filterst du nach Chat-Typ.
• Gruppen erkennst du sofort: eigenes Gruppen-Symbol + eine automatische, pro Gruppe feste Farbe. Einzelchats zeigen die Initialen des Kunden.

Nachrichten senden

Gib deine Nachricht in das Textfeld am unteren Rand ein. Sende mit Enter oder dem Senden-Button. Nachrichten werden in Echtzeit zugestellt.

Lesebestätigungen & Online-Status

• Graue ✓✓: Nachricht zugestellt, vom Kunden noch nicht gelesen.
• Mintgrüne ✓✓: Kunde hat den Chat geöffnet und deine Nachricht gelesen.
• Grüner Punkt + "Online": Kunde ist aktuell im Chat. Sonst zeigen wir "Zuletzt online …" mit Datum/Uhrzeit der letzten Aktivität.
• Tipp-Indikator: Drei Punkte erscheinen, während der Kunde gerade schreibt.

Reaktionen

Klicke auf das kleine Smiley-Plus-Icon neben einer Nachricht, um eine Emoji-Reaktion zu setzen. Verfügbar sind 👍 👎 ❤️ 👏 😊 ❓. Auf Mobile auch durch langes Tippen auf die Nachricht. Erneut die gleiche Reaktion klicken entfernt sie wieder; eine andere ersetzt sie.

Wer hat reagiert? Im Portal fährst du mit der Maus über eine Reaktion — oder tippst sie am Handy einmal an. Es erscheinen die Namen der Personen, die reagiert haben. So siehst du in einer Gruppe sofort, wer z. B. „👍" gegeben hat. In der Kund:innen-App stehen die Namen in Gruppenchats zusätzlich direkt unter der Reaktion.

Klick auf Avatar oder Name → Kundenprofil

Im Chat-Header sind Avatar und Name des Kunden klickbar — du landest direkt im vollen Kundenprofil mit Programmen, Terminen, Notizen und Dokumenten.

Kann ich einen alten Chatverlauf löschen?

Nein — und das ist Absicht. Der Verlauf gehört zu deiner Betreuungsdokumentation: Was du wann empfohlen hast, muss im Zweifel auch Monate später nachvollziehbar sein. Statt zu löschen hält sich die Liste selbst sauber:

• Chats mit ehemaligen Kund:innen (App-Zugang entzogen) und mit selbst gelöschten Konten sind automatisch ausgeblendet — du siehst nur die aktiven.
• Über den Chip „Inaktive" holst du sie zurück, die Suche findet sie ohnehin immer.
• Einzelne eigene Nachrichten kannst du löschen: Papierkorb-Symbol an der Nachricht. Beide Seiten sehen dann „Nachricht gelöscht".

Verlangt eine Person die vollständige Löschung ihrer Daten (Art. 17 DSGVO), reicht das Löschen des Kontakts nicht — der Chat bleibt stehen. Wie du so eine Anfrage sauber erledigst, steht in Kundendaten löschen — was wirklich passiert.